12 Mayıs 2013 Pazar

Verimli Toplantılar, Daha Mutlu Çalışanlar

Bütün gün toplantıya giriyor ve çalışmaya vakit bulamıyor musunuz? Toplantıların verimsizliğinden mi şikayetçisiniz? Toplantılar sonuçlanmadan bitiyor ve karar alabilmek için yeni toplantılar düzenlemek zorunda mı kalıyorsunuz? Toplantılara katılıyor ve bir kelime bile konuşmadan toplantı bitiyor mu? Toplantıya ilgili ilgisiz bir sürü insan çağırılmış gibi hissediyor musunuz?

Eminim bu sorulardan bir çoğuna kariyeriniz boyunca birçok defa evet cevabı vermişsinizdir.

Toplantı odası bulmakta zorluk çekiyor musunuz? Toplantı odaları kağıt üzerinde dolu görünürken çoğu zaman aslında boş mu? Toplantı odalarında çöp, bardak, kağıt ve gereksiz malzeme buluyor musunuz? Toplantı odalarında beyaz tahtanız var ancak yazacak kabiliyette kalem bulmakta zorlanıyor musunuz? Odalarda kablolu erişim için gerekli ağ kablosunun plastik uçları kırık mı? Tahtalarda fi tarihinde yazıldığı bariz belli olan bir dolu yazı ve altında "silmeyiniz" yazıyor mu?

Eğer çok küçük bir takım değilseniz, ve bol denemeyecek sayıda toplantı odasına sahipseniz, bu sorunlardan da en az bir tanesine evet dediğinizi düşünüyorum. 

Yalnız değilsiniz. Bu tip sorunlar genelde sıkça yaşanırlar ancak bir problem olarak ele alınmadığından üzerinde çok da düşünülmez. Aslında toplantı kavramı başlıbaşına üzerinde ciddi olarak düşünülmesi gereken bir konu. Sizin zamanınız çok değerli. Toplatılar, her anında sizin zamanınıza ihtiyaç duyduğu için de maliyeti yüksek etkinlikler. O nedenle toplantıların harcanan onca zaman ve maliyeti hakketmesi gerekli.

Verimli Toplantı Kuralları

Bu kuralları belirlerken deneyimlerimden, okuduklarımdan ve en önemlisi Larry Page'in Google'da yaymaya başladığı toplantı kurallarından faydalandığımı belirtmem gerek.

Toplantı 

  • Her toplantının mutlaka ama mutlaka bir adet yöneticisi olmalı. Eğer toplantıyı yönetecek ve toplantıyı karara bağlayacak biri yoksa, o toplantı yapılmamalı.
  • Bir toplantıya en fazla 10 kişi çağırılmalı.
  • Toplantıya sadece ve sadece doğrudan katkı yapacak kişiler çağırılmalı. 
  • Toplantıya çağırılan kişi toplantıya katkı yapamayacağını düşünürse toplantıya katılmayı reddedebilmeli.
  • Toplantıya katılan kişi eğer toplatıya daha fazla katkı yapamayacağını düşünürse toplantıdan çıkabilmeli.
  • Her toplantının başında, toplantıyı yöneten kişi mutlaka toplantının amacını ve toplantı sonunda ne beklendiğini katılımcılara anlatmalı.
  • Bir karar alabilmek için toplantı beklenmemeli. Eğer bir kararın alınabilmesi için illa toplantı yapılması gerekiyorsa, hiç vakit kaybetmeden hemen yapılmalı.
  • Toplantılar olabildiğince kısa tutulmalı, toplantı süresi bitmese dahi, konu karara bağlandığı an toplantı sonlandırılmalı.
  • Eğer gerekli olduğunu düşünülürse, toplantıda konuşulanlar ya da alınan kararlar, toplantıdan hemen sonra eposta yoluyla toplantı yöneticisi tarafından katılımcılara gönderilmeli. 
  • Eğer gerekli olduğunu düşünülürse, beyaz tahtaya çizilen grafikler ve yazılan yazıların cep telefonları ile fotoğrafı çekilmeli ve katılımcılar ile paylaşılmalı.

Toplantı Odası Rezervasyonu

  • 1 aydan ya da 4 tekrardan daha uzun süre için tekrarlanmış toplantı rezervasyonlarına izin verilmemeli.
  • Kişilerin daha uzun tekrarlı toplantılara ihtiyaçları olmaları durumunda her ay yeniden oda rezervasyonu yapmalı. (eğer toplantı ayda 1 ise, en uzun 4 aylık toplantı ayarlayabilir)
  • Eğer gerekli görülürse, geçerliliğini yitirmiş toplantı odası rezervasyonlarından kurtulabilmek için bir seferliğine tüm toplantı odalarındaki tüm tekrarlı toplatılar silinmeli. Kişiler gerekirse tekrar yaratmalı.  

Toplantı Odası

  • Tahtalara yazılan “silmeyiniz” yazısının altına mutlaka “ne zamana kadar silinmemeli”yi gösteren bir tarih ve yazan kişinin ismi olmalı. Sadece “silmeyiniz” yazısının silinmeye açık olduğu herkesce bilinmeli.
  • Odalarda bardak, tabak ve çöp bırakılıp gidilmemeli.
  • Tüm odalardaki ağ kablolarının ucu kırık olanların uçları yenilenmeli.
  • Masası, yeri ve koltukları temiz, içerisi havalandırılmış, kötü kokmayan ve normal sıcaklık değerlerinde olmalı.
  • İçinde beyaz tahta bulunan her odada silgi ve yazma yetisine sahip kalemler bulunmalı.
  • Her odada bir adet çöp kutusu bulunmalı.
Tüm bu kurallar büyük puntolarla A4 kağıtlara yazılmalı ve odaların içine asılmalı. Kurallar eposta gibi başka yollarla da herkese iletilmeli. 

Şirketinizdeki toplantı kültürü, ancak ve ancak sizin ve tüm çalışanların hassasiyeti ile en verimli yapısına kavuşabilir. Bu söylemesi kolay, ancak uygulaması düzen ve dikkat isteyen bir disiplindir.

0 yorum:

Yorum Gönder

Template developed by Confluent Forms LLC; more resources at BlogXpertise